Объяснительная записка к паспорту архива администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области на 01.01.2023

16.02.2023

Объяснительная записка к паспорту архива администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области на 01.01.2023

Раздел 1. Состав и объем архивных документов.

Графа 1. «Количество фондов».

На 01.01.2022 в архиве числилось (фондов):

Документы на бумажной основе Всего:	строка 101	62
в т.ч.:
управленческая документация	строка 102	47
документы личного происхождения	строка 103	7
документы по личному составу	строка 105	8
фотодокументы	строка 108	1
Итого:	строка 112	63

За 2022 год произошли следующие изменения:

		2022		2022
строка 101	поступило		выбыло	2
строка 102	поступило		выбыло	1
строка 103	поступило		выбыло
строка 105	поступило		выбыло	1
строка 106	поступило		выбыло
строка 107	поступило		выбыло
строка 108	поступило		выбыло
строка 112	поступило		выбыло	2

Сведения за 2022 год берутся из книги учета поступлений архива.

На 01.01.2023 в архиве числится (фондов):

Документы на бумажной основе. Всего:	строка 101	60
в т.ч.:
управленческая документация	строка 102	46
документы личного происхождения	строка 103	7
документы по личному составу	строка 105	7
фотодокументы	строка 108	1
Итого:	строка 117	61

Графа 2, 3 «Количество единиц хранения. (Всего. Внесенных в описи.)»

На 01.01.2022 в архиве числилось (ед. хр.):

Документы на бумажной основе. Всего:	строка 101	6947
в т.ч.:
управленческая документация	строка 102	5634
документы личного происхождения	строка 103	590
документы по личному составу	строка 105	723
кинодокументы	строка 106	4
фотодокументы	строка 107	851
фонодокументы	строка 108	2
Итого:	строка 117	7804

За 2022 год произошли следующие изменения:

		2022		2022
строка 101	поступило	529	выбыло	51
строка 102	поступило	527	выбыло	19
строка 103	поступило		выбыло
строка 105	поступило	2	выбыло	32
строка 106	поступило		выбыло
строка 107	поступило		выбыло
строка 108	поступило		выбыло
строка 112	поступило	529	выбыло	51

Сведения за 2022 год берутся из книги учета поступлений архива.

На 01.01.2023 в архиве числится (ед. хр.):

Документы на бумажной основе. Всего:	строка 101	7425
в т.ч.:
управленческая документация	строка 102	6142
документы личного происхождения	строка 103	590
документы по личному составу	строка 105	693
кинодокументы	строка 106	4
фотодокументы	строка 107	851
фонодокументы	строка 108	2
Итого:	строка 117	8282

Графа 5 «Количество учтенных особо ценных единиц хранения».

На 01.01.2022 в архиве числится (ед.хр.):

Документы на бумажной основе. Всего:	строка 101	952
в т.ч.:
управленческая документация	строка 102	952
Итого:	строка 112	952

За 2022 год произошли следующие изменения:

		2022		2022
строка 101	поступило	84	выбыло
строка 102	поступило	84	выбыло
строка 112	поступило	84	выбыло

На 01.01.2023 в архиве числится (ед.хр.):

Документы на бумажной основе Всего:	строка 101	1036
в т.ч.:
управленческая документация	строка 102	1036
Итого:	строка 112	1036

Графа 6 «Количество единиц хранения, принятых на временное хранение».

Единиц хранения, принятых на временное хранение, в архиве не имеется.

Раздел 2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов.

Созданы цифровые копии 13 фондов, которые содержат 912 единиц хранения.

Раздел 3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам.

3.1. Описи, каталоги, базы данных.

Графа 1, 2 «Количество описей (Всего, из них в полном комплекте)».

На 01.01.2022 в архиве числилось (описей):

Документов на бумажной основе. Всего:	строка 301	100
в т.ч.:
управленческая документация	строка 302	58
документы личного происхождения	строка 303	32
документы по личному составу	строка 305	10
кинодокументы	строка 306	1
фотодокументы	строка 307	4
фонодокументы	строка 308	1
Итого:	строка 312	106

За 2022 год произошли следующие изменения:

		2022		2022
строка 301	поступило		выбыло	2
строка 302	поступило		выбыло	1
строка 303	поступило		выбыло
строка 305	поступило		выбыло	1
строка 306	поступило		выбыло
строка 307	поступило		выбыло
строка 308	поступило		выбыло
строка 312	поступило		выбыло	2

На 01.01.2023 в архиве числится (описей)

документов на бумажной основе. Всего:	строка 301	98
в т.ч.:
управленческая документация	строка 302	57
документы личного происхождения	строка 303	32
документы по личному составу	строка 305	9
Кинодокументы	строка 306	1
фотодокументы	строка 307	4
фонодокументы	строка 308	1
Итого:	строка 312	104

Графы 3, 4, 5, 6, 7, 8.

В архиве сведения по графам 3, 4, 5, 6, 7, 8 отсутствуют.

3.2. Справочно-информационные издания.

Справочно-информационных изданий в архиве не имеется.

Раздел 4. Состав и объем научно-справочной библиотеки.

На 01.01.2022 в архиве числилось (количество):

книги и брошюры	строка 401	44
газеты	строка 402	28
журналы	строка 403	66

За 2022 год изменений не произошло

На 01.01.2023 в архиве числится (количество):

книги и брошюры	строка 401	44
газеты	строка 402	28
журналы	строка 403	66

Раздел 5. Условия хранения документов.

На 01.01.2022 в архиве числилось:

Зданий (помещений) архива Всего:	501	2
в т.ч.: специальных	502	-
приспособленных	503	2
Протяженность стеллажных полок (в пог. м.) Всего:	504	94
в т.ч.: металлических	505	94
деревянных	506	-
смешанных	507	-
Степень загруженности (в %)	508	115
Оснащенность зданий сигнализацией (в %)	509
охранная		50
пожарная	510	50
Закартонировано ед. хр.	511	6358

За 2022 год произошли следующие изменения:

		2022
строка 501	увеличилась
строка 503	увеличилась
строка 504	увеличилась
строка 505	увеличилась
строка 508	увеличилась	7
строка 509	уменьшилась
строка 510	уменьшилась
строка 511	увеличилась	47

На 01.01.2023 в архиве числится:

Зданий (помещений) архива Всего:	501	2
в т.ч.: специальных	502	-
приспособленных	503	2
Протяженность стеллажных полок (в пог. м.) Всего:	504	94
в т.ч.: металлических	505	94
деревянных	506	-
смешанных	507	-
Степень загруженности (в %)	508	122
Оснащенность зданий сигнализацией (в %)	509
охранная		50
пожарная	510	50
Закартонировано ед. хр.	511	6405